Rechnungen, Lieferscheine, Verträge: In vielen Unternehmen landen Dokumente als PDF im Postfach oder als Papier auf dem Scanner und müssen anschließend benannt, verschlagwortet und abgelegt werden. Paperless-ngx ist seit Jahren eine beliebte Open-Source-Lösung, um diesen Ablauf zu automatisieren. Am 22. Juli 2026 ist Version 3.0.0 erschienen, und sie bringt erstmals KI-Funktionen direkt im Kern mit.
Die KI-Funktionen
Laut Release Notes gehört Paperless AI zu den zentralen Neuerungen. Viele der KI-Funktionen sind noch als Beta gekennzeichnet. Zu den Bausteinen zählen:
- Vorschläge, die sich an der Sprache des jeweiligen Dokuments orientieren
- Ein Chat, dessen Antworten auf die betreffenden Dokumente verlinken
- Unterstützung für Embeddings über Ollama, also lokal betriebene Modelle
- Ein Vektorspeicher auf Basis von sqlite-vec
- Konfigurierbare Parameter wie Timeout, Chunk-Größe und Kontextfenster
- Optional OCR über Azure AI als entfernter Dienst
Weitere wichtige Änderungen
Version 3.0 ist ein Major-Release mit Breaking Changes. Die Suche wurde von Whoosh auf ein tantivy-Backend umgestellt, Prüfsummen nutzen nun SHA256. Entfernt wurden unter anderem die Verschlüsselung von Dokumenten und Vorschaubildern, die Unterstützung für Python 3.10, API-Versionen unter 9 sowie Positionsargumente in Pre- und Post-Consume-Skripten. Wer eigene Skripte an Paperless angebunden hat, sollte diese vor dem Update prüfen.
Unsere Einordnung
Für die Belegverarbeitung ist die Kombination aus OCR, automatischer Zuordnung und KI-Vorschlägen genau das, was im Alltag Zeit spart. Der entscheidende Punkt aus Datenschutzsicht ist die Wahl des Modells: Mit einem lokal betriebenen Modell über Ollama verlassen die Dokumente den eigenen Server nicht. Wer dagegen einen externen Dienst wie Azure AI für OCR einbindet, überträgt Dokumentinhalte an Dritte und muss das entsprechend vertraglich und organisatorisch absichern. Bei Rechnungen und Verträgen ist das keine Nebensache.
Paperless-ngx lässt sich zudem gut in größere Abläufe einbinden, etwa mit n8n: Belege aus einem Postfach abholen, in Paperless ablegen und das Ergebnis an die Buchhaltung weitergeben.
Was heißt das für Ihr Projekt?
Wenn Sie Paperless-ngx bereits nutzen, planen Sie das Update auf 3.0 mit Backup und prüfen Sie eigene Skripte und API-Anbindungen. Die KI-Funktionen würden wir zunächst mit einem lokalen Modell und einem überschaubaren Dokumentenbestand testen. Gern unterstützen wir Sie bei Aufbau und Anbindung einer selbst gehosteten Belegverarbeitung.